Agile Unfiltered

Das Geheimnis der OKR – Interview mit Stefan Engels

Stefan Engels ist ehemaliger Softwareentwickler, arbeitet heute als agiler Coach und begleitet Firmen bei ihrer agilen Transformation. Hierbei hat er sich auf die OKR fokussiert, was für Objectives and Key Results steht. Für Stefan war es ist nicht nur interessant, die Software zu entwickeln, sondern auch die zugehörige Transformation zu betrachten. 

OKR – das steckt dahinter

Objectives and Key Results sind einerseits dafür da, dass in einem agilen Vorgehen Ziele innerhalb einer Organisation definiert und umgesetzt werden. Andererseits ist es auch ein Organisationsmodell und es geht darum, die Organisation auszurichten. Es sollte erst geklärt werden, wie genau eine Organisation funktionieren soll, damit die Methode OKR auch richtig greift. 

So sollte eine gut funktionierende Organisation aufgebaut sein

Im besten Fall geben Vorgesetzte den Mitarbeitern nicht bestimmte Ziele vor, sondern es werden gemeinsam strategische und operative Ziele festgelegt. Diese Definition erfolgt über die gesamte Organisation und nicht nur über eine Führungskraft. 

Zudem wird auf Crossfunktionalität gesetzt und gute Ziele (Objectives) sollten immer mit dem Kundenfokus formuliert sein. Es geht nicht darum, was das Team an sich tut, sondern was es damit für den Kunden erreichen möchte. 

Wie werden vernünftige OKR eingeführt

Die Ebenen dürfen nicht hierarchisch sein, sondern es gibt nur eine Hierarchisierung der Ziele. Das oberste Ziel ist dabei die Strategie. Jeder Mitarbeiter ist dann dazu aufgerufen, diese Ziele zu ergänzen. 40 % strategische und 60 % operative Ziele sind laut Stefan eine gute Vorgabe. Hierbei ist es egal, wie groß das Unternehmen ist. 

Verschiedene digitale Tools können die OKR-Methode unterstützen. Beispiele dafür erfährst du in der ganzen Episode. 

Das ist der Unterschied zwischen Objectives und Key Results

Objectives bedeutet das sinnhafte Ziel, das qualitativ und nicht quantitativ formuliert wird mit einem klaren Fokus auf den Kunden. Ca. 3 - 5 davon sollten definiert werden. Die Key Results (ca. 3 – 5 pro Objectives) sind eine quantitative Beschreibung. Hierbei geht es um Messbarkeit und Zahlen, am besten um graduelle Messbarkeit, wie beispielsweise eine greifbare Zahl wie eine Steigerung von 5 auf 7 %.

Mehr hilfreiche Tipps und Infos findest du in der kompletten Podcast-Episode.

Dennis ist seit ca. 13 Jahren in der agilen Welt unterwegs und bereits seit 10 Jahren im Coaching-Bereich tätig. Er möchte durch leidenschaftliche, agile Methoden dazu beitragen, den Arbeitsalltag massiv zu verbessern. Heute bekommst du von ihm einen Einblick in die agile Arbeit.

Was muss außen passieren, damit das Scrum-Team das Richtige für die Firma tut?

Laut Dennis sind vor allem Feedbackzyklen sehr wichtig. Diese werden sowohl innerhalb des Scrum-Teams benötigt als auch zum Markt und zum Kunden. 

Oft besteht das Problem im Management, das zwar Strategien entwickelt werden können, aber die Umsetzung schwierig ist, da die eigenen Prozesse nicht dafür geeignet sind. Häufig finden zu wenig Treffen mit den beteiligten Personen statt, welche allerdings sehr wichtig sind.

Viel zu oft werden Produkte hergestellt, wofür es gar keinen Markt gibt

Die meisten Product Owner sind leider nicht in der Lage, die gesamte Aufstellung und das Gesamtbild zu sehen. Demzufolge haben sie auch nicht die Möglichkeit, bestimmte Dinge zu entscheiden. Das hat die Folge, dass unnötige Produkte hergestellt werden, wofür keine Nachfrage besteht.

Agil zu arbeiten behebt allerdings keine Probleme. Es ist ein Werkzeug, um Probleme sichtbar zu machen. Das Ziel ist dann, diese zu beheben. Wichtig ist auch: Wir müssen wissen wofür wir etwas tun, um es zu tun!

Messen wir am Umsatz, wie erfolgreich wir sind?

Um den Erfolg zu messen, ist eine Kombination aus verschiedenen Werten nötig. 

Der Umsatz ist ein schlechtes Messkriterium, um früh zu wissen, ob wir etwas richtig oder falsch machen. Vorher müssen wir uns viele weiteren Werte genauer und regelmäßig ansehen, um überhaupt die richtige Richtung zu ermitteln. 

So geht Dennis mit neuen Prozessen und Entwicklungen um

Dennis ist kein Fan davon, auf jeden neuen Zug sofort aufzuspringen. Neue Entwicklungen mitzubekommen ist sehr wichtig und sie nach Möglichkeit sogar mitzugestalten. Es ist von Nutzen Fragen zu stellen und neue Dinge von jeder Seite zu betrachten. Ständige Weiterbildung und die Investition in sich selbst sind immer der richtige Weg, um auf dem aktuellen Stand zu bleiben.

Andreas kommt aus der Softwareentwicklung und arbeitet bereits seit dem Jahr 2004 mit Scrum-Teams. Seit 2006 hilft er den Menschen hauptberuflich dabei, mit Scrum erfolgreich zu werden. Mittlerweile ist er sogar Zertifizierungstrainer und ist an der Weiterentwicklung von Techniken beteiligt.

Das hat sich in den letzten 10 Jahren im Scrum-Training verändert

Vor 10 Jahren hat man den Menschen noch genau gesagt, wie etwas gemacht werden muss. Heutzutage haben sich sowohl das Publikum als auch die Trainer verändert und es gibt wesentlich mehr Reflektionsmöglichkeiten. Zudem werden immer mehr elektronische Formate in den Trainings mit aufgenommen. Selbstgesteuertes Lernen wird einen Trainer allerdings nicht so schnell ersetzen.

Früher war die Hauptfragestellung, was in einem Kurs gezeigt und gesagt wird. Heute geht es darum, wofür die Teilnehmer in der Lage sein sollen, etwas zu tun.

Einer von Andreas Hauptbestandteilen des Trainings ist heute die abschließende Retrospektive, wofür er sich auch ausreichend Zeit nimmt. 

Auch die Kurse werden ständig weiterentwickelt, was sehr wichtig ist, um auf dem neuesten Stand zu bleiben. 

Tipp für dich, falls du Trainer bist: Wenn Andreas den gleichen Kurs mehrmals am Tag gibt, stellt er sich vor, es handelt sich um eine Art Theaterstück, das auch immer wiederholt wird. Hierbei geht es dann um die ständige Perfektionierung.

Darum ist der Name „Zertifizierter Scrum-Master“ eigentlich falsch

Der Scrum-Master wird heute sehr gerne als Einführung von agilen Teams verwendet. Hierbei wird in 2 Tagen das Wesentliche über agile Arbeit gelernt. Es wird vielleicht verstanden, was ein Scrum-Master macht, aber nicht wie er es macht.

Aus diesem Grund ist dann ein eigenes Programm, die Scrum-Master-Ausbildung entstanden. Es war das Ziel, den Menschen nach dem Einstiegskurs weiterzuhelfen und das beizubringen, um auch als Trainer oder Coach weiterzumachen.

Die Teilnehmer haben dann nicht nur verstanden, was genau Scrum ist und wie sich die Rollen unterscheiden. Sie können auch ein Meeting moderieren oder einen Dialog führen und verschiedene Techniken anwenden, um einen Stakeholder zu coachen. 

Ich freue mich, wenn du aus dem Interview einige Erkenntnisse für dich mitnehmen konntest.

Diese Methode gibt es schon seit vielen Jahren, aber sie hat leider noch nicht so richtig den Durchbruch geschafft. 

Der Erfinder Claudio Perrone dachte sich, weshalb immer bis zum Ende einer Iteration, eines Sprints etc. warten, bevor man in das Thema Probleme, Lösungen und Experimente taucht. Stattdessen hat er an einem Board an der Wand alle neu auftauchenden Probleme angebracht, um zu sehen, wie sich diese lösen lassen. 

Ich selbst finde das Board besonders praktisch für das Thema Impediments im agilen Kontext. Viele fragen sich oft, was denn mit den ganzen Themen geschieht, die in einer Retrospektive hochkommen. Hierfür ist der POPCORN Flow wie geschaffen. 

Dadurch werden einfach verschiedene Spalten auf einem Board beschrieben, die genutzt werden können, um aktuelle Herausforderungen zu meistern. Diese Spalten kannst du nun der Reihe nach ausfüllen. 

Dafür stehen die Buchstaben in „POPCORN“:

P = Problems: Wo hängen wir gerade und welches Problem muss gelöst werden?

O = Options: Welche Möglichkeiten haben wir, das Problem zu lösen?

P = Possible Experiments: In dieser Spalte werden Möglichkeiten aus den Options herausgesucht für ein mögliches Experiment. 

C = Committed: Die Experimente, die wirklich durchgeführt werden sollen, werden nun in die Spalte Committed verschoben. Es sollten maximal nur 2 Experimente parallel stattfinden.

O = Ongoing: Hier findet man die Experimente, die aktuell durchgeführt werden. 

R = Review: Wenn das Experiment abgeschlossen ist, wird in der Spalte Review geschaut, ob es den gewünschten Erfolg gebracht hat. Nur wenn das erreicht wurde, kann dieses Thema vom Board genommen werden. 

N = Next Steps: Sollte noch keine Lösung in Sicht sein, können entweder neue Experimente überlegt oder nach weiteren Möglichkeiten gesucht werden. 

Dieses Tool kann für verschiedene Dinge verwendet werden wie einem Wegfall von Kunden oder einem Qualitätsproblem in der Firma. Aber auch privat können dadurch viele Lösungen gefunden werden. Teste es gerne und du wirst sehen, wie nützlich dieses Tool ist.

Heute erfährst du, was genau eine Team Charta ist, wofür du das brauchst und welche Elemente in agilen und Scrum-Teams noch wichtig sind.

Eine Team Charta ist ein gutes Instrument, um den Boden für ein Team zu bereiten

Hierbei geht es um ein Dokument (analog oder digital), welches beschreibt, wofür ein Team steht, welche Regeln gelten oder wer Teil des Teams ist. So bekommt auch ein neues Teammitglied schnell einen Überblick und das gesamte Team weiß genau, woran und wie gearbeitet wird.

Zeig mir, wie dein Projekt startet und ich sage dir, wie es endet!

Idealerweise sollte es eine Form von Kick-off geben. Wenn dies nicht geschieht, läuft das aus meiner eigenen Erfahrung nicht auf ein gutes Ende hinaus. Kläre also alles, was dein Team benötigt, wer dabei ist und beginne mit einem Warm-up. In diesem Kick-off wird dann auch eine Team Charta erstellt, welche aus verschiedenen Teilen besteht. 

Die verschiedenen Teile einer Team Charta

Der für mich wichtigste Teil ist die Produktvision. Das Team muss wissen, warum es überhaupt hier ist und welches Ziel erreicht werden soll.

Zudem ist eine Definition of Done wichtig. Hier werden alle Qualitätskriterien im Team beschrieben, die für alle Features gelten, die im Team umgesetzt werden. 

Auch die Definition of Ready kann gut verwendet werden. Hier werden nur Dinge angegangen, die auch sicher implementiert werden können. 

Anschließend kannst du dir Gedanken über Kommunikationsregeln machen. Wer kommuniziert wie und mit welchen Tools? 

Sehr spannend ist auch das Team-Radar. Hierbei wird überlegt, mit welchen Abteilungen Stakeholdern und Kunden Kontakt besteht. 

Für mich macht es auch viel Sinn, über die Scrum-Werte zu sprechen, was diese für das Team bedeuten oder wo das Team aktuell steht und hinmöchte. 

Zuletzt sollte ein Scrum-Parameter festgehalten werden. Hierzu zählt beispielsweise, wie lange die Sprints sind, wann sie starten, wann Meetings stattfinden etc. 

So hast du nun eine gute Basis, um als Team erfolgreich durchzustarten. Ich wünsche dir viel Erfolg dabei!

Agilität ist die Zukunft

Heute spreche ich darüber, weshalb Agilität die Zukunft ist. Zudem verrate ich einige sehr persönliche Dinge über mich selbst, die du in der ganzen Episode erfährst.

Beginnen wir mit dem Start meiner damals unbewussten agilen Reise, als ich nach dem Studium 2001 bei der Volkswagen AG gelandet bin. Dort habe ich mehr oder weniger zufällig eine traditionelle Ausbildung zum Projektmanager durchlaufen. Mit detaillierten Plänen hatte ich allerdings damals schon meine Probleme.

Sehr früh habe ich gemerkt, dass es keinen Sinn macht, den vielen erfahrenen Projektentwicklern zu sagen, was sie zu tun haben. Vielmehr habe ich mich damit beschäftigt, einen Rahmen zu schaffen, Kontakt zu Fachabteilungen zu halten, Vertrauen aufzubauen und dafür zu sorgen, dass eine gute Zusammenarbeit möglich ist.

Zufällig wurde 2001 auch das agile Manifest veröffentlicht, das ich zu diesem Zeitpunkt aber noch nicht kannte.

Mir waren allerdings zu sehr die Hände gebunden, um eigene Ideen durchzusetzen und ich habe die Firma verlassen.

Scrum hat mich in die agile Welt versetzt

Während meiner Tätigkeit in einer Firma am Bodensee hat mir dann ein Kollege von Scrum erzählt, was mich sehr beeindruckte. Deshalb habe ich dort mit meinem Team mit Scrum gearbeitet und einige Jahre später die zertifizierte Weiterbildung zum Scrum Master absolviert. 

Während dieser Zeit habe ich erlebt, dass Agilität Potenziale hebt, die sonst evtl. nie möglich gewesen wären. Meiner Meinung nach ist ohne das agile Mindset, nah am Kunden und experimentierfreudig zu sein, eine gute Arbeit nicht mehr möglich. 

Agiles Arbeiten schafft genau diesen Raum für Experimente und zeigt auf, was nicht funktioniert. Wenn Dinge schief gehen, werden wir einfach daraus lernen. 

Wir leben in einer komplexen Welt, deren Probleme sich nicht immer mit einem genauen Plan lösen lassen. Es ist sehr wichtig, verschiedene Dinge für eine Lösung auszuprobieren. Das Modell, dass einzelne Personen ganz oben sitzen und alles steuern, funktioniert einfach nicht mehr.

Heute ist jeder einzelne von uns gefragt, seinen Teil dazu beizutragen. 

Ich freue mich, wenn auch du mit einem Team in eine agile Zukunft starten möchtest.

Hast du dich schon einmal gefragt, warum der Scrum Master seine Aufgabe zu 100 % erfüllen und keine weiteren Aufgaben übernehmen sollte? Diese Frage beantworte ich in der heutigen Podcast-Episode.

Eine Person im Team ist wirklich Gold wert, die nur darauf achtet, wie dein Team besser werden kann. In dem Augenblick, in dem es dein Scrum Master schafft, dass dein Team nur 20 % effizienter arbeitet, hat sich seine Rolle schon gelohnt. 

Was sind die Aufgaben eines Scrum Masters?

Die verschiedenen Aufgaben unterteile ich in 3 Säulen, um sie für dich übersichtlicher zu gestalten.

Teamdynamik

- Meetings vorbereiten, moderieren oder nachbereiten 

- Das Coachen von Teammitgliedern 

- Konflikte im Team auflösen, als Mediator dienen, eine neutrale Position einnehmen 

- Dem Team dabei helfen, Entscheidungen zu treffen

- Selbstorganisation fördern, Menschen ermutigen, in die richtige Richtung zu gehen

- Schwierigkeiten zwischen hoher Qualität und noch mehr Features auflösen 

Learning

- Ständige Fortbildung, um immer auf dem neuesten Stand zu bleiben und derjenige im Team zu sein, der sich am besten mit dem Thema Agilität auskennt 

- Informationsradiatoren schaffen, also sichtbar machen, welche Informationen im Team vorhanden sind

- Feedback an das Team geben, sowohl positiv als auch negativ

- Innovation, um nicht nur nach starren Richtlinien vorzugehen, sondern das Team auch an innovative und neue Features denken lassen

- Austausch mit anderen Scrum Master in der Firma, um gemeinschaftlich die Firma voranzubringen

Produkte

- Unterstützung des Productowners rund um das Produkt

- Auseinandersetzung mit dem Produkt, um genau zu wissen, woran das eigene Team aktuell arbeitet

Wie du siehst, wird es einem Scrum Master garantiert nicht langweilig und es gibt immer genügend Dinge zu tun. Mehr zu dem vielseitigen Aufgabengebiet eines Scrum Masters erfährst du in der ganzen Podcast-Episode.

Heute habe ich den lieben Stefan als Interview-Gast bei mir. Er beschäftigt sich mit agiler Entwicklung seit 1990, war im Jahr 2005 Gründungsmitglied von it-agile und hat schon mehrere Bücher über Agilität geschrieben.

Daran erkennt Stefan ein passioniertes, leidenschaftliches Team

Wenn ein Team eine sehr hohe Wertschätzung an den Tag legt und alle Beteiligten von sich behaupten, dass sie in einem tollen Team auf Augenhöhe zusammenarbeiten, spricht das für ein agiles Team. Alle Mitglieder sollten zudem ein gemeinsames Ziel erreichen wollen, was eines der wichtigsten Kriterien ist.

Das sind für Stefan die häufigsten Probleme beim Start mit der agilen Arbeit

Damit ein Team wirklich besteht, sind zwei Dinge notwendig und zwar ein gemeinsames Ziel und gegenseitige Abhängigkeiten der Teammitglieder. Stefan stellt sehr häufig fest, dass vor allem die gegenseitige Abhängigkeit nicht spürbar ist und deshalb ein Team nicht gut funktioniert.

Zudem ist es oft ein Problem, dass die Teams bestimmte Ziele eigentlich gar nicht erreichen möchten oder sich zu stark unter Druck fühlen, sehr anspruchsvolle Ziele zu erreichen.

Wenn die Mitarbeiter nur in Teilzeit an den Projekten arbeiten oder sich vorher nicht persönlich kennen, führt das zudem oftmals zu Problemen. Auch, wenn die Eigenverantwortung des Teams nicht wertgeschätzt wird oder die Rolle des Scrum-Masters fehlt, wirkt es sich negativ auf die Zusammenarbeit aus. Die Teams sollten damit nicht ins kalte Wasser geworfen oder alleingelassen werden.

Das gibt dir Stefan mit auf den Weg, wenn du mit der agilen Arbeit starten möchtest

Sei unbedingt offen, etwas Neues zu lernen und verschiedene Dinge auszuprobieren und konfrontiere dich ebenfalls offen mit dem, was nicht funktioniert hat. Scrum oder Kanban können anfangs natürlich dabei helfen, aber vorerst solltest du dich mit der Lernphase und der Konfrontation beschäftigen.