Agile Transformation Toolbox

Hast du dich schon einmal gefragt, warum der Scrum Master seine Aufgabe zu 100 % erfüllen und keine weiteren Aufgaben übernehmen sollte? Diese Frage beantworte ich in der heutigen Podcast-Episode.

Eine Person im Team ist wirklich Gold wert, die nur darauf achtet, wie dein Team besser werden kann. In dem Augenblick, in dem es dein Scrum Master schafft, dass dein Team nur 20 % effizienter arbeitet, hat sich seine Rolle schon gelohnt. 

Was sind die Aufgaben eines Scrum Masters?

Die verschiedenen Aufgaben unterteile ich in 3 Säulen, um sie für dich übersichtlicher zu gestalten.

Teamdynamik

- Meetings vorbereiten, moderieren oder nachbereiten 

- Das Coachen von Teammitgliedern 

- Konflikte im Team auflösen, als Mediator dienen, eine neutrale Position einnehmen 

- Dem Team dabei helfen, Entscheidungen zu treffen

- Selbstorganisation fördern, Menschen ermutigen, in die richtige Richtung zu gehen

- Schwierigkeiten zwischen hoher Qualität und noch mehr Features auflösen 

Learning

- Ständige Fortbildung, um immer auf dem neuesten Stand zu bleiben und derjenige im Team zu sein, der sich am besten mit dem Thema Agilität auskennt 

- Informationsradiatoren schaffen, also sichtbar machen, welche Informationen im Team vorhanden sind

- Feedback an das Team geben, sowohl positiv als auch negativ

- Innovation, um nicht nur nach starren Richtlinien vorzugehen, sondern das Team auch an innovative und neue Features denken lassen

- Austausch mit anderen Scrum Master in der Firma, um gemeinschaftlich die Firma voranzubringen

Produkte

- Unterstützung des Productowners rund um das Produkt

- Auseinandersetzung mit dem Produkt, um genau zu wissen, woran das eigene Team aktuell arbeitet

Wie du siehst, wird es einem Scrum Master garantiert nicht langweilig und es gibt immer genügend Dinge zu tun. Mehr zu dem vielseitigen Aufgabengebiet eines Scrum Masters erfährst du in der ganzen Podcast-Episode.

Heute habe ich den lieben Stefan als Interview-Gast bei mir. Er beschäftigt sich mit agiler Entwicklung seit 1990, war im Jahr 2005 Gründungsmitglied von it-agile und hat schon mehrere Bücher über Agilität geschrieben.

Daran erkennt Stefan ein passioniertes, leidenschaftliches Team

Wenn ein Team eine sehr hohe Wertschätzung an den Tag legt und alle Beteiligten von sich behaupten, dass sie in einem tollen Team auf Augenhöhe zusammenarbeiten, spricht das für ein agiles Team. Alle Mitglieder sollten zudem ein gemeinsames Ziel erreichen wollen, was eines der wichtigsten Kriterien ist.

Das sind für Stefan die häufigsten Probleme beim Start mit der agilen Arbeit

Damit ein Team wirklich besteht, sind zwei Dinge notwendig und zwar ein gemeinsames Ziel und gegenseitige Abhängigkeiten der Teammitglieder. Stefan stellt sehr häufig fest, dass vor allem die gegenseitige Abhängigkeit nicht spürbar ist und deshalb ein Team nicht gut funktioniert.

Zudem ist es oft ein Problem, dass die Teams bestimmte Ziele eigentlich gar nicht erreichen möchten oder sich zu stark unter Druck fühlen, sehr anspruchsvolle Ziele zu erreichen.

Wenn die Mitarbeiter nur in Teilzeit an den Projekten arbeiten oder sich vorher nicht persönlich kennen, führt das zudem oftmals zu Problemen. Auch, wenn die Eigenverantwortung des Teams nicht wertgeschätzt wird oder die Rolle des Scrum-Masters fehlt, wirkt es sich negativ auf die Zusammenarbeit aus. Die Teams sollten damit nicht ins kalte Wasser geworfen oder alleingelassen werden.

Das gibt dir Stefan mit auf den Weg, wenn du mit der agilen Arbeit starten möchtest

Sei unbedingt offen, etwas Neues zu lernen und verschiedene Dinge auszuprobieren und konfrontiere dich ebenfalls offen mit dem, was nicht funktioniert hat. Scrum oder Kanban können anfangs natürlich dabei helfen, aber vorerst solltest du dich mit der Lernphase und der Konfrontation beschäftigen.

Wie gut passen verteilte Teams und Agilität zusammen?

Diese Frage ist eigentlich ganz leicht zu beantworten: es passt leider nicht sehr gut zusammen! Verteilte Teams bringen einfach sehr viele Nachteile.

Die Arbeit in verteilten Teams bedeutet, dass beispielsweise manche Kollegen im Homeoffice arbeiten oder manche im Büro und sich nicht alle zusammen an einem Ort befinden. Das führt zur bekannten Grüppchenbildung und verbessert die Arbeit im Team nicht unbedingt.

Sollte sich die Zusammenarbeit allerdings nicht anders vereinbaren lassen, versucht zumindest in einer ähnlichen Zeitzone zusammenzuarbeiten.

Anbei findest du einige hilfreiche Tipps für eine Zusammenarbeit in verteilten Teams.

Toolgestütztes, agiles Arbeiten in verteilten Teams

Wenn du trotzdem agil mit deinem verteilten Team arbeiten musst, kannst du das natürlich mit verschiedenen Tools unterstützen.

Hierfür bietet sich das Bilden von Pärchen sehr gut an, um mit analogen Boards zu arbeiten. Die genaue Erklärung findest du in der ganzen Episode.

Analoge Boards sind immer das besser Tool. Solltest du mit Online-Tools arbeiten, empfehle ich dir sehr es so zu konfigurieren, dass es sich wie ein analoges Tool anfühlt.

Persönliche Treffen sind auch in verteilten Teams sehr wichtig

Sorge für regelmäßige Treffen (mindestens alle 8 – 12 Wochen) der Teams an verschiedenen Orten, dass das Team zusammenwachsen kann. Am besten druckt ihr alles aus, was ihr bearbeiten wollt, anstatt nur gemeinsam auf den Beamer oder den Laptop zu schauen.

Führe Retrospektiven durch

Retrospektiven sind auch in verteilten Teams sehr wichtig. Entsprechende Tools bieten sich hierfür perfekt an und ich kann dir das Tool „Retrium“ sehr empfehlen.

Sorge für 100 % Teamzugehörigkeit 

Alle Kollegen sollten zu 100 % im Team mitarbeiten und nicht noch mit anderen Projekten beschäftigt sein. Nur so wird eine optimale und zielführende Zusammenarbeit gewährleistet.

Nutze zuverlässige Videokonferenz-Tools

Gerade in verteilten Teams ist es von Vorteil, sich während einer Videokonferenz sehen zu können. Sorge daher für eine zuverlässige Ausstattung für eure Team-Meetings.

Retrium

Hier noch die Info zu Retrium, die ich von Niki Kohari bekommen habe:
Thanks for sharing information about Retrium to your listeners. Over the last year or so, we've lowered the cost of Retrium, streamlined the upgrade process, and removed discounting from our Team Edition product. This means there's no easy coupon code that people can use when they upgrade to get a discount on our service.

We can give people extra time on a free trial from 30 days to 60 days, but they'd need to reach out to us at [email protected] for a trial extension and mention the episode.

We can also give 10% off for Enterprise Edition, which starts at a 5 team commitment. The cost of Enterprise starts at $3,540 for 5 team rooms for an annual contract, so this a good fit for larger organizations.

Florian ist im Bereich Führung und Management tätig und hat seinen Fokus seit einigen Jahren auf das Thema Kanban gesetzt. Hierzu hat er sogar ein Buch geschrieben, welches du am Ende der Episode gewinnen kannst.

Daran erkennt Florian ein passioniertes Team

Wenn Florian Atmosphäre und Energie im Raum spürt und feststellt, dass alle ein gemeinsames Ziel verfolgen und viel miteinander arbeiten, handelt es sich um ein passioniertes Team.

Wichtig hierfür ist ein Ziel, warum dieses Team zusammenarbeiten sollte und die Mitglieder auch persönlich dafür brennen. Dann können sich alle auch sehr gut selbst organisieren.

Was ist das Besondere an Kanban?

Florian hat während seiner Scrum-Beratungen bemerkt, wie viel Schmerz die Einführung von Prozessregeln verursacht. Aus diesem Schmerz heraus hat Florian dann Kanban für sich entdeckt. Diese Methode nimmt vorerst den Status Quo auf und durch die Anwendung von verschiedenen Techniken wird dann erkannt, warum es eigentlich nicht vorangeht. Rückmeldungen haben ergeben, dass Kanban den Mitarbeitern wesentlich leichter fällt.

Die Top 3 Stolpersteine bei der Einführung von agilen Methoden

- Wenn das Optimierungsziel nicht klar ist und nicht definiert wird, warum etwas überhaupt getan wird.

- Wenn kein gemeinsames Verständnis besteht und keine Vereinbarung getroffen wird, welche Veränderung durchgeführt wird

- Wenn keine Klarheit besteht, welche Regeln gelten und was geändert wird, ist kein gemeinsames Handeln möglich

Das sind Florians erste Schritte, wenn er mit Kanban in einem Team beginnt

Zuerst wird erklärt, wie ein Pull-System funktioniert. Dann zeigt Florian, wie sich im Kanban-Kontext bewegt wird, was Betrieb und Verbesserung der Dienstleistung betrifft. Anschließend wird ein Kanban-System inklusive Board aufgesetzt, Feedback-Zyklen vereinbart und es kann losgehen.

Das gibt dir Florian mit auf den Weg, wenn du Kanban einführen möchtest

Werde dir zuerst darüber klar, was du damit erreichen möchtest: Was genau ist deine Dienstleistung und wo erfüllt sie noch nicht das, was sie tun sollte?

Heute erfährst du, was du beim Start in Richtung Agilität falsch machen kannst.

Fehler 1: Guerilla-Scrum

Versuche von Anfang an, den Support von allen Leveln über dir zu bekommen. Wenn es nur ein Scrum-Team ohne jeglichen Support von außen gibt und nicht alle Ebenen mit im Boot sind, stößt du sehr schnell an Grenzen und bist leider nicht erfolgreich.

Fehler 2: Mitarbeiter werden nicht rechtzeitig informiert

Oft sitzen Mitarbeiter in einem Großraumbüro aber es werden nicht alle darüber informiert, dass in diesem Büro nun ein agiles Team arbeitet. Dadurch können Ängste entstehen, was für Unmut und Gerüchte im Unternehmen sorgt. Zur Information bietet sich hervorragend eine Mitarbeiterveranstaltung an.

Fehler 3: Der Big Bang

Es wird vom einen auf den anderen Tag alles umgestellt und alle arbeiten ab sofort agil. Das Problem daran ist, dass mit extremen Veränderungen gekämpft werden muss. Einen Schritt nach dem anderen zu gehen ist hier wesentlich sinnvoller.

Fehler 4: Anforderungen an Teams

Häufig wird die Thematik ausgelassen, wo die Anforderungen an agile Teams herkommen. Die eigentliche Idee der agilen Arbeit geht deshalb verloren.

Fehler 5: Teams sind oft sehr überlastet

Das Team sollte nicht mit zu viel Arbeit und Druck belastet werden, da Veränderungen aufgrund von Zeitmangel nur schwer umgesetzt werden können.

Fehler 6: Der Goldfisch

Viele Firmen halten sich starr an Vorgaben von vor vielen Jahren. Nun soll von einem Tag auf den anderen die volle Verantwortung an die Teams gegeben und Entscheidungen selbst getroffen werden. Ein Goldfisch, der seit Jahren in seinem Glas schwimmt, kann auch nicht auf einmal im Ozean überleben.

Fehler 7: Nur Teile des Teams werden geschult

Oft wird nur die Leitungsebene geschult und nicht direkt das Team miteinbezogen. Es sollten allerdings alle miteinbezogen werden, die am agilen Prozess teilnehmen.

Mein Tipp:

Überlege dir, mit welchem Projekt Du in Deine agile Transformation startest. Es sollte weder zu unwichtig noch zu wichtig sein. Zudem empfehle ich dir, vorerst mit einem Team von maximal 10 Personen zu starten.

Heute darf ich dir den lieben Boris vorstellen und ihn als Interviewgast begrüßen. Boris lebt in Wien, hat vor ca. 18 Jahren das Thema Scrum für sich entdeckt und auch mehrere Bücher darüber geschrieben. Mit viel Leidenschaft unterstützt er nun seit vielen Jahren Firmen, um agil zu arbeiten.

So definiert Boris ein passioniertes, leidenschaftliches Team

Ein derartiges Team entsteht dann, wenn Menschen eine Aufgabe haben, an der sie selbst das Gefühl haben, wachsen zu können. Wenn die Teammitglieder merken, dass die Führungskraft hinter ihnen steht, funktioniert die Zusammenarbeit reibungslos.

Diese Themen stehen einer agilen Arbeit häufig im Weg

Laut Boris stehen das Gehalt und die Macht bzw. der Status oft im Weg.  Zudem gibt das Management im Schnitt häufig mehr Ressourcen eines Unternehmens für sich selbst aus, anstatt für den Rest der Mitarbeiter wie beispielsweise für aufwändige und teure Schulungen oder Ausflüge nur in der Führungsebene.

Auch liegt der Fokus oft auf zu vielen Dingen und eine Spezialisierung ist somit kaum möglich.

Wesentlich mehr Informationen und hilfreiche Tipps, wie du mit deinem Team agil arbeiten kannst, erfährst du in der kompletten Podcast-Episode.

Das gibt dir Boris mit auf den Weg, wenn du auch agil starten möchtest

Wenn du noch nicht agil arbeitest, empfiehlt Boris dir, Dailys einzuführen also eine tägliche Arbeitsbesprechung. Im nächsten Schritt kann noch ein Taskboard verwendet werden, an dem alle Aufgaben sichtbar und flexibel platzierbar sind. Anschließend kann dir Boris empfehlen, eine Retrospektive durchzuführen. Das sind Meetings, in welchen bewertet wird, was gut und was schlecht in einer vergangenen Periode verlaufen ist.

Als Chef einer Abteilung ist es sinnvoll, vorerst herauszufinden, was agiles Arbeiten bedeutet und beispielsweise an einer Konferenz teilnehmen.

Dann solltest du eigene Erfahrungen sammeln und relativ schnell ein Team aufbauen, das etwas ausprobiert.

Auf CEO-Ebene empfiehlt dir Boris, selbst in einem deiner agilen Teams für 1 – 2 Wochen mitzuarbeiten. So kannst du herausfinden, wie sich die Zusammenarbeit genau anfühlt.

Wenn du denkst, dass in deiner Firma agile Methoden niemals funktionieren werden, dann ist diese Episode genau richtig für dich. Heute erfährst du, wie du agile Methoden umsetzen kannst.

1. Passion Model

Es passiert mir sehr regelmäßig in meinen Trainings, dass die 7 Schritte des Passion Models missverstanden werden. Diese 7 Ebenen sind kein festgesetztes Regelwerk, das sofort umgesetzt werden sollte. Es sind lediglich Indikatoren. Diese 7 Ebenen sind dafür zu schauen,  wo deine Firma steht und wo Du als nächstes ansetzten solltest. Der Wille zur Veränderung ist dafür natürlich essentiell und bildet die Grundlage. 

2. Adaptability / Anpassungsfähigkeit

Das aktuelle Gefühl in deiner Firma ist sehr festgefahren. Es fühlt sich wie ein Betonklotz an und es dreht sich einfach nichts. Doch es gibt Möglichkeiten sich aus der festgefahrenen Situation langsam zu lösen, um wieder anpassungsfähig zu werden.  Agilität heißt eben Veränderung und diese sollte Teil eines jeden Teams sein.

3. Starke Vision

Du brauchst eine starke Vision. Diese sollte vor allem aus einer Unternehmensvision als auch aus einer Produktvision bestehen. Hier kann z.B. das Product Vision Template helfen. Das Template besteht aus den vier Feldern:

• Welche positive Veränderung bringt dein Produkt in die Welt? 
• Welches Problem löse ich mit meinem Produkt?
• Was ist alleinstellungsmerkmal?
• Was sind meine Top 3 Features?
  
  

4. Stärkeorientierung

Anhand der Stärkeorientierung werden Mitarbeiter entsprechend ihrer Stärken eingestellt. Deshalb ist es für dich erstmal wichtig herauszufinden, welches deine Stärken sind. Im Nachgang kannst du, wenn es möglich ist,  die Stärken deiner Mitarbeiter bestimmen oder von ihnen selbst zu bestimmen lassen. 

5. Unabhängigkeit

In der Wissensarbeit macht es keinen Sinn strikte Prozesse vorzugeben.  Ein Team muss unabhängig durch Experimente herausfinden, welche Werkzeuge oder Prozesse eingesetzt werden, um ein Problem zu lösen. 

6. One Team 

Teambuilding macht keinen Sinn, wenn Mitarbeiter nur 20 - 30% in einem Team sind. Ab 50 % kann ein agiles Team Sinn machen, aber eine Zugehörigkeit von 100 % wirkt sich wesentlich positiver aus. 

7. Never stop Learning

Die Fortbildung der einzelnen Mitarbeiter sollte flexibel gestaltet werden. Das heißt jeder sollte sich so fortbilden dürfen, wie es der aktuelle Bedarf eines jeden Mitarbeiters erfordert. 

Heiko ist agiler Coach und behandelt alle Themen rund um Agilität und Innovation in Unternehmen. 
Heute bekommst du einige Einblicke in die Arbeit von Heiko.

Daran erkennt Heiko ein passioniertes, agiles Team

Wenn die Augen leuchten und offen über alles gesprochen wird, was als nächstes getan wird, spricht das für ein passioniertes Team. Eine ergebnisorientierte und offene Diskussion sowie das Ausprobieren von neuen Dingen ist ebenfalls ein Merkmal für agiles Arbeiten.

Unter welchen Voraussetzungen funktioniert agiles Arbeiten?

Gemeinsame Visionen und Ziele sind sehr wichtig, um als agiles und passioniertes Team zu arbeiten. Auch maximale Transparenz und offene Kommunikation sind wichtig, denn jeder sollte genau wissen, worum es geht. Leider werden Themen in viel zu vielen Unternehmen nicht offen und ehrlich an die Mitarbeiter kommuniziert.

Auch sollte es weniger Einzelkämpfer geben, sondern hauptsächlich Zusammenarbeit im Team.

Ebenso sollte eine Führungskraft eher als Vorbild fungieren und nicht nur ein strenger Manager sein.

Diese Schritte durchläuft Heiko immer in neuen Unternehmen

Heiko fragt zunächst, warum das Unternehmen agil arbeiten möchte und was das genau für die Firma bedeutet.

Sollte ein Unternehmen noch ganz am Anfang stehen, werden Grundlagen geschaffen durch Trainings, Workshops und Reflektion.

Wenn die Firma schon agil arbeitet, aber nicht vorankommt, nimmt Heiko vorerst die Beobachterrolle ein und leitet dann die nächsten Schritte ein.

So geht Heiko mit denjenigen um, die Angst haben, durch agiles Arbeiten Macht zu verlieren

Es gilt herauszufinden, was diese Menschen wirklich bewegt. Hierbei hilft er dabei, diese Angst loszulassen, weitere Stärken herauszufinden und nahezubringen, dass keine Situation für die Ewigkeit anhalten muss.

So erfährst du mehr über Heiko

Wenn du noch mehr Informationen über die Arbeit von Heiko Bartlog möchtest, höre gerne in die ganze Podcast-Episode rein und schaue dich auf seiner Website um: https://bartlog.de/