Agile Transformation Toolbox

Diese Methode gibt es schon seit vielen Jahren, aber sie hat leider noch nicht so richtig den Durchbruch geschafft. 

Der Erfinder Claudio Perrone dachte sich, weshalb immer bis zum Ende einer Iteration, eines Sprints etc. warten, bevor man in das Thema Probleme, Lösungen und Experimente taucht. Stattdessen hat er an einem Board an der Wand alle neu auftauchenden Probleme angebracht, um zu sehen, wie sich diese lösen lassen. 

Ich selbst finde das Board besonders praktisch für das Thema Impediments im agilen Kontext. Viele fragen sich oft, was denn mit den ganzen Themen geschieht, die in einer Retrospektive hochkommen. Hierfür ist der POPCORN Flow wie geschaffen. 

Dadurch werden einfach verschiedene Spalten auf einem Board beschrieben, die genutzt werden können, um aktuelle Herausforderungen zu meistern. Diese Spalten kannst du nun der Reihe nach ausfüllen. 

Dafür stehen die Buchstaben in „POPCORN“:

P = Problems: Wo hängen wir gerade und welches Problem muss gelöst werden?

O = Options: Welche Möglichkeiten haben wir, das Problem zu lösen?

P = Possible Experiments: In dieser Spalte werden Möglichkeiten aus den Options herausgesucht für ein mögliches Experiment. 

C = Committed: Die Experimente, die wirklich durchgeführt werden sollen, werden nun in die Spalte Committed verschoben. Es sollten maximal nur 2 Experimente parallel stattfinden.

O = Ongoing: Hier findet man die Experimente, die aktuell durchgeführt werden. 

R = Review: Wenn das Experiment abgeschlossen ist, wird in der Spalte Review geschaut, ob es den gewünschten Erfolg gebracht hat. Nur wenn das erreicht wurde, kann dieses Thema vom Board genommen werden. 

N = Next Steps: Sollte noch keine Lösung in Sicht sein, können entweder neue Experimente überlegt oder nach weiteren Möglichkeiten gesucht werden. 

Dieses Tool kann für verschiedene Dinge verwendet werden wie einem Wegfall von Kunden oder einem Qualitätsproblem in der Firma. Aber auch privat können dadurch viele Lösungen gefunden werden. Teste es gerne und du wirst sehen, wie nützlich dieses Tool ist.

Heute erfährst du, was genau eine Team Charta ist, wofür du das brauchst und welche Elemente in agilen und Scrum-Teams noch wichtig sind.

Eine Team Charta ist ein gutes Instrument, um den Boden für ein Team zu bereiten

Hierbei geht es um ein Dokument (analog oder digital), welches beschreibt, wofür ein Team steht, welche Regeln gelten oder wer Teil des Teams ist. So bekommt auch ein neues Teammitglied schnell einen Überblick und das gesamte Team weiß genau, woran und wie gearbeitet wird.

Zeig mir, wie dein Projekt startet und ich sage dir, wie es endet!

Idealerweise sollte es eine Form von Kick-off geben. Wenn dies nicht geschieht, läuft das aus meiner eigenen Erfahrung nicht auf ein gutes Ende hinaus. Kläre also alles, was dein Team benötigt, wer dabei ist und beginne mit einem Warm-up. In diesem Kick-off wird dann auch eine Team Charta erstellt, welche aus verschiedenen Teilen besteht. 

Die verschiedenen Teile einer Team Charta

Der für mich wichtigste Teil ist die Produktvision. Das Team muss wissen, warum es überhaupt hier ist und welches Ziel erreicht werden soll.

Zudem ist eine Definition of Done wichtig. Hier werden alle Qualitätskriterien im Team beschrieben, die für alle Features gelten, die im Team umgesetzt werden. 

Auch die Definition of Ready kann gut verwendet werden. Hier werden nur Dinge angegangen, die auch sicher implementiert werden können. 

Anschließend kannst du dir Gedanken über Kommunikationsregeln machen. Wer kommuniziert wie und mit welchen Tools? 

Sehr spannend ist auch das Team-Radar. Hierbei wird überlegt, mit welchen Abteilungen Stakeholdern und Kunden Kontakt besteht. 

Für mich macht es auch viel Sinn, über die Scrum-Werte zu sprechen, was diese für das Team bedeuten oder wo das Team aktuell steht und hinmöchte. 

Zuletzt sollte ein Scrum-Parameter festgehalten werden. Hierzu zählt beispielsweise, wie lange die Sprints sind, wann sie starten, wann Meetings stattfinden etc. 

So hast du nun eine gute Basis, um als Team erfolgreich durchzustarten. Ich wünsche dir viel Erfolg dabei!

Agilität ist die Zukunft

Heute spreche ich darüber, weshalb Agilität die Zukunft ist. Zudem verrate ich einige sehr persönliche Dinge über mich selbst, die du in der ganzen Episode erfährst.

Beginnen wir mit dem Start meiner damals unbewussten agilen Reise, als ich nach dem Studium 2001 bei der Volkswagen AG gelandet bin. Dort habe ich mehr oder weniger zufällig eine traditionelle Ausbildung zum Projektmanager durchlaufen. Mit detaillierten Plänen hatte ich allerdings damals schon meine Probleme.

Sehr früh habe ich gemerkt, dass es keinen Sinn macht, den vielen erfahrenen Projektentwicklern zu sagen, was sie zu tun haben. Vielmehr habe ich mich damit beschäftigt, einen Rahmen zu schaffen, Kontakt zu Fachabteilungen zu halten, Vertrauen aufzubauen und dafür zu sorgen, dass eine gute Zusammenarbeit möglich ist.

Zufällig wurde 2001 auch das agile Manifest veröffentlicht, das ich zu diesem Zeitpunkt aber noch nicht kannte.

Mir waren allerdings zu sehr die Hände gebunden, um eigene Ideen durchzusetzen und ich habe die Firma verlassen.

Scrum hat mich in die agile Welt versetzt

Während meiner Tätigkeit in einer Firma am Bodensee hat mir dann ein Kollege von Scrum erzählt, was mich sehr beeindruckte. Deshalb habe ich dort mit meinem Team mit Scrum gearbeitet und einige Jahre später die zertifizierte Weiterbildung zum Scrum Master absolviert. 

Während dieser Zeit habe ich erlebt, dass Agilität Potenziale hebt, die sonst evtl. nie möglich gewesen wären. Meiner Meinung nach ist ohne das agile Mindset, nah am Kunden und experimentierfreudig zu sein, eine gute Arbeit nicht mehr möglich. 

Agiles Arbeiten schafft genau diesen Raum für Experimente und zeigt auf, was nicht funktioniert. Wenn Dinge schief gehen, werden wir einfach daraus lernen. 

Wir leben in einer komplexen Welt, deren Probleme sich nicht immer mit einem genauen Plan lösen lassen. Es ist sehr wichtig, verschiedene Dinge für eine Lösung auszuprobieren. Das Modell, dass einzelne Personen ganz oben sitzen und alles steuern, funktioniert einfach nicht mehr.

Heute ist jeder einzelne von uns gefragt, seinen Teil dazu beizutragen. 

Ich freue mich, wenn auch du mit einem Team in eine agile Zukunft starten möchtest.

Hast du dich schon einmal gefragt, warum der Scrum Master seine Aufgabe zu 100 % erfüllen und keine weiteren Aufgaben übernehmen sollte? Diese Frage beantworte ich in der heutigen Podcast-Episode.

Eine Person im Team ist wirklich Gold wert, die nur darauf achtet, wie dein Team besser werden kann. In dem Augenblick, in dem es dein Scrum Master schafft, dass dein Team nur 20 % effizienter arbeitet, hat sich seine Rolle schon gelohnt. 

Was sind die Aufgaben eines Scrum Masters?

Die verschiedenen Aufgaben unterteile ich in 3 Säulen, um sie für dich übersichtlicher zu gestalten.

Teamdynamik

- Meetings vorbereiten, moderieren oder nachbereiten 

- Das Coachen von Teammitgliedern 

- Konflikte im Team auflösen, als Mediator dienen, eine neutrale Position einnehmen 

- Dem Team dabei helfen, Entscheidungen zu treffen

- Selbstorganisation fördern, Menschen ermutigen, in die richtige Richtung zu gehen

- Schwierigkeiten zwischen hoher Qualität und noch mehr Features auflösen 

Learning

- Ständige Fortbildung, um immer auf dem neuesten Stand zu bleiben und derjenige im Team zu sein, der sich am besten mit dem Thema Agilität auskennt 

- Informationsradiatoren schaffen, also sichtbar machen, welche Informationen im Team vorhanden sind

- Feedback an das Team geben, sowohl positiv als auch negativ

- Innovation, um nicht nur nach starren Richtlinien vorzugehen, sondern das Team auch an innovative und neue Features denken lassen

- Austausch mit anderen Scrum Master in der Firma, um gemeinschaftlich die Firma voranzubringen

Produkte

- Unterstützung des Productowners rund um das Produkt

- Auseinandersetzung mit dem Produkt, um genau zu wissen, woran das eigene Team aktuell arbeitet

Wie du siehst, wird es einem Scrum Master garantiert nicht langweilig und es gibt immer genügend Dinge zu tun. Mehr zu dem vielseitigen Aufgabengebiet eines Scrum Masters erfährst du in der ganzen Podcast-Episode.

Heute habe ich den lieben Stefan als Interview-Gast bei mir. Er beschäftigt sich mit agiler Entwicklung seit 1990, war im Jahr 2005 Gründungsmitglied von it-agile und hat schon mehrere Bücher über Agilität geschrieben.

Daran erkennt Stefan ein passioniertes, leidenschaftliches Team

Wenn ein Team eine sehr hohe Wertschätzung an den Tag legt und alle Beteiligten von sich behaupten, dass sie in einem tollen Team auf Augenhöhe zusammenarbeiten, spricht das für ein agiles Team. Alle Mitglieder sollten zudem ein gemeinsames Ziel erreichen wollen, was eines der wichtigsten Kriterien ist.

Das sind für Stefan die häufigsten Probleme beim Start mit der agilen Arbeit

Damit ein Team wirklich besteht, sind zwei Dinge notwendig und zwar ein gemeinsames Ziel und gegenseitige Abhängigkeiten der Teammitglieder. Stefan stellt sehr häufig fest, dass vor allem die gegenseitige Abhängigkeit nicht spürbar ist und deshalb ein Team nicht gut funktioniert.

Zudem ist es oft ein Problem, dass die Teams bestimmte Ziele eigentlich gar nicht erreichen möchten oder sich zu stark unter Druck fühlen, sehr anspruchsvolle Ziele zu erreichen.

Wenn die Mitarbeiter nur in Teilzeit an den Projekten arbeiten oder sich vorher nicht persönlich kennen, führt das zudem oftmals zu Problemen. Auch, wenn die Eigenverantwortung des Teams nicht wertgeschätzt wird oder die Rolle des Scrum-Masters fehlt, wirkt es sich negativ auf die Zusammenarbeit aus. Die Teams sollten damit nicht ins kalte Wasser geworfen oder alleingelassen werden.

Das gibt dir Stefan mit auf den Weg, wenn du mit der agilen Arbeit starten möchtest

Sei unbedingt offen, etwas Neues zu lernen und verschiedene Dinge auszuprobieren und konfrontiere dich ebenfalls offen mit dem, was nicht funktioniert hat. Scrum oder Kanban können anfangs natürlich dabei helfen, aber vorerst solltest du dich mit der Lernphase und der Konfrontation beschäftigen.

Wie gut passen verteilte Teams und Agilität zusammen?

Diese Frage ist eigentlich ganz leicht zu beantworten: es passt leider nicht sehr gut zusammen! Verteilte Teams bringen einfach sehr viele Nachteile.

Die Arbeit in verteilten Teams bedeutet, dass beispielsweise manche Kollegen im Homeoffice arbeiten oder manche im Büro und sich nicht alle zusammen an einem Ort befinden. Das führt zur bekannten Grüppchenbildung und verbessert die Arbeit im Team nicht unbedingt.

Sollte sich die Zusammenarbeit allerdings nicht anders vereinbaren lassen, versucht zumindest in einer ähnlichen Zeitzone zusammenzuarbeiten.

Anbei findest du einige hilfreiche Tipps für eine Zusammenarbeit in verteilten Teams.

Toolgestütztes, agiles Arbeiten in verteilten Teams

Wenn du trotzdem agil mit deinem verteilten Team arbeiten musst, kannst du das natürlich mit verschiedenen Tools unterstützen.

Hierfür bietet sich das Bilden von Pärchen sehr gut an, um mit analogen Boards zu arbeiten. Die genaue Erklärung findest du in der ganzen Episode.

Analoge Boards sind immer das besser Tool. Solltest du mit Online-Tools arbeiten, empfehle ich dir sehr es so zu konfigurieren, dass es sich wie ein analoges Tool anfühlt.

Persönliche Treffen sind auch in verteilten Teams sehr wichtig

Sorge für regelmäßige Treffen (mindestens alle 8 – 12 Wochen) der Teams an verschiedenen Orten, dass das Team zusammenwachsen kann. Am besten druckt ihr alles aus, was ihr bearbeiten wollt, anstatt nur gemeinsam auf den Beamer oder den Laptop zu schauen.

Führe Retrospektiven durch

Retrospektiven sind auch in verteilten Teams sehr wichtig. Entsprechende Tools bieten sich hierfür perfekt an und ich kann dir das Tool „Retrium“ sehr empfehlen.

Sorge für 100 % Teamzugehörigkeit 

Alle Kollegen sollten zu 100 % im Team mitarbeiten und nicht noch mit anderen Projekten beschäftigt sein. Nur so wird eine optimale und zielführende Zusammenarbeit gewährleistet.

Nutze zuverlässige Videokonferenz-Tools

Gerade in verteilten Teams ist es von Vorteil, sich während einer Videokonferenz sehen zu können. Sorge daher für eine zuverlässige Ausstattung für eure Team-Meetings.

Retrium

Hier noch die Info zu Retrium, die ich von Niki Kohari bekommen habe:
Thanks for sharing information about Retrium to your listeners. Over the last year or so, we've lowered the cost of Retrium, streamlined the upgrade process, and removed discounting from our Team Edition product. This means there's no easy coupon code that people can use when they upgrade to get a discount on our service.

We can give people extra time on a free trial from 30 days to 60 days, but they'd need to reach out to us at [email protected] for a trial extension and mention the episode.

We can also give 10% off for Enterprise Edition, which starts at a 5 team commitment. The cost of Enterprise starts at $3,540 for 5 team rooms for an annual contract, so this a good fit for larger organizations.

Florian ist im Bereich Führung und Management tätig und hat seinen Fokus seit einigen Jahren auf das Thema Kanban gesetzt. Hierzu hat er sogar ein Buch geschrieben, welches du am Ende der Episode gewinnen kannst.

Daran erkennt Florian ein passioniertes Team

Wenn Florian Atmosphäre und Energie im Raum spürt und feststellt, dass alle ein gemeinsames Ziel verfolgen und viel miteinander arbeiten, handelt es sich um ein passioniertes Team.

Wichtig hierfür ist ein Ziel, warum dieses Team zusammenarbeiten sollte und die Mitglieder auch persönlich dafür brennen. Dann können sich alle auch sehr gut selbst organisieren.

Was ist das Besondere an Kanban?

Florian hat während seiner Scrum-Beratungen bemerkt, wie viel Schmerz die Einführung von Prozessregeln verursacht. Aus diesem Schmerz heraus hat Florian dann Kanban für sich entdeckt. Diese Methode nimmt vorerst den Status Quo auf und durch die Anwendung von verschiedenen Techniken wird dann erkannt, warum es eigentlich nicht vorangeht. Rückmeldungen haben ergeben, dass Kanban den Mitarbeitern wesentlich leichter fällt.

Die Top 3 Stolpersteine bei der Einführung von agilen Methoden

- Wenn das Optimierungsziel nicht klar ist und nicht definiert wird, warum etwas überhaupt getan wird.

- Wenn kein gemeinsames Verständnis besteht und keine Vereinbarung getroffen wird, welche Veränderung durchgeführt wird

- Wenn keine Klarheit besteht, welche Regeln gelten und was geändert wird, ist kein gemeinsames Handeln möglich

Das sind Florians erste Schritte, wenn er mit Kanban in einem Team beginnt

Zuerst wird erklärt, wie ein Pull-System funktioniert. Dann zeigt Florian, wie sich im Kanban-Kontext bewegt wird, was Betrieb und Verbesserung der Dienstleistung betrifft. Anschließend wird ein Kanban-System inklusive Board aufgesetzt, Feedback-Zyklen vereinbart und es kann losgehen.

Das gibt dir Florian mit auf den Weg, wenn du Kanban einführen möchtest

Werde dir zuerst darüber klar, was du damit erreichen möchtest: Was genau ist deine Dienstleistung und wo erfüllt sie noch nicht das, was sie tun sollte?

Heute erfährst du, was du beim Start in Richtung Agilität falsch machen kannst.

Fehler 1: Guerilla-Scrum

Versuche von Anfang an, den Support von allen Leveln über dir zu bekommen. Wenn es nur ein Scrum-Team ohne jeglichen Support von außen gibt und nicht alle Ebenen mit im Boot sind, stößt du sehr schnell an Grenzen und bist leider nicht erfolgreich.

Fehler 2: Mitarbeiter werden nicht rechtzeitig informiert

Oft sitzen Mitarbeiter in einem Großraumbüro aber es werden nicht alle darüber informiert, dass in diesem Büro nun ein agiles Team arbeitet. Dadurch können Ängste entstehen, was für Unmut und Gerüchte im Unternehmen sorgt. Zur Information bietet sich hervorragend eine Mitarbeiterveranstaltung an.

Fehler 3: Der Big Bang

Es wird vom einen auf den anderen Tag alles umgestellt und alle arbeiten ab sofort agil. Das Problem daran ist, dass mit extremen Veränderungen gekämpft werden muss. Einen Schritt nach dem anderen zu gehen ist hier wesentlich sinnvoller.

Fehler 4: Anforderungen an Teams

Häufig wird die Thematik ausgelassen, wo die Anforderungen an agile Teams herkommen. Die eigentliche Idee der agilen Arbeit geht deshalb verloren.

Fehler 5: Teams sind oft sehr überlastet

Das Team sollte nicht mit zu viel Arbeit und Druck belastet werden, da Veränderungen aufgrund von Zeitmangel nur schwer umgesetzt werden können.

Fehler 6: Der Goldfisch

Viele Firmen halten sich starr an Vorgaben von vor vielen Jahren. Nun soll von einem Tag auf den anderen die volle Verantwortung an die Teams gegeben und Entscheidungen selbst getroffen werden. Ein Goldfisch, der seit Jahren in seinem Glas schwimmt, kann auch nicht auf einmal im Ozean überleben.

Fehler 7: Nur Teile des Teams werden geschult

Oft wird nur die Leitungsebene geschult und nicht direkt das Team miteinbezogen. Es sollten allerdings alle miteinbezogen werden, die am agilen Prozess teilnehmen.

Mein Tipp:

Überlege dir, mit welchem Projekt Du in Deine agile Transformation startest. Es sollte weder zu unwichtig noch zu wichtig sein. Zudem empfehle ich dir, vorerst mit einem Team von maximal 10 Personen zu starten.