Agile Transformation Toolbox

Henning und Nadine Wolf sind schon länger im agilen Bereich tätig. Nadine hat unter anderem eine Ausbildung zum systemischen Coach abgeschlossen und ist mittlerweile als agile Beraterin tätig und Henning ist sozusagen eines der Urgesteine der agilen Arbeit in Deutschland. 

Was ist der Responsibility Process?

Hierbei handelt es sich um einen über Fallstudien belegter Prozess. Es geht darum, was bei uns im Gehirn abläuft und welche mentalen Zustände wir durchlaufen, wenn wir auf ein Problem stoßen, bis wir für dieses Problem Verantwortung übernehmen und in einen mentalen Zustand von Verantwortung kommen.

Ein Beispiel der verschiedenen mentalen Zustände

Stell dir vor, du hast deinen Schlüssel verlegt. Möglicherweise ist dein erster Gedanke „Wo hat mein Partner nur den Schlüssel hingelegt?“ Diesen mentalen Zustand nennen wir „beschuldigen“. Also ist jemand anderes schuldig und du bist das Opfer. Das hat für dich den Vorteil, dass sich nur die andere Person ändern sollte und nicht du selbst. Der Nachteil ist, dass dein Problem nicht gelöst wird.

Der nächste mentale Zustand könnte sein, dass dir bewusst wird, der Partner kann es gar nicht gewesen sein, sondern du hattest einfach zu viel Stress und deshalb vergessen, wo der Schlüssel liegt. Damit rechtfertigst du also diesen mentalen Zustand. Wenn Umstände beschuldigt werden, ist das allerdings auch nicht hilfreich.

Anschließend kannst du in den mentalen Zustand „schämen“ geraten, indem du dich selbst beschuldigst. 

Dann kommt der Zustand „Verpflichtung“ und du möchtest endlich ins Handeln kommen. Von diesem Zustand geht es weiter zur „Verantwortung“. Du fühlst dich frei, siehst Optionen, bist im Besitz deiner Stärke und kannst handeln.

Inwiefern bringt dich das Bewusstsein über diese Stufen weiter?

Es hilft dabei, dich besser zu verstehen und Situationen besser zu meistern. Du fragst dich dadurch viel öfter, was du eigentlich willst, kommst ins Handeln und wirst glücklicher.

Wie dieser Prozess gerade in Zusammenhang mit agilen Teams sehr gut funktioniert und was genau du im Training von Nadine und Henning lernst, erfährst du in der ganzen Episode.

Modern Agile – was ist das eigentlich?

Das agile Manifest wurde im Jahr 2001 verfasst und in den letzten 18 Jahren nie geändert. Das Problem daran ist, dass es extrem Software lastig ist und viele Software-Teams aktuell schon agil arbeiten. Nun werden aber immer mehr andere Bereiche und Organisationen auf dieses Thema aufmerksam und alles wurde moderner und sozusagen Modern Agile beschrieben. 

So kann Agilität auch in vielen anderen Bereichen modern angewendet werden. Modern Agile ist ziemlich generisch aufgesetzt und es werden 4 Prinzipien beschrieben:

Prinzip Nr. 1: Make people awesome

Hierbei geht es darum, Produkte zu erstellen, die dem Nutzer durch den Einsatz die Arbeit erleichtern und nicht erschweren. Das kann beispielsweise ein Produkt sein, eine Software oder auch ein Prozess in einem Unternehmen. Zudem geht es auch darum, für das Team eine angenehme Umgebung zu schaffen, um einen guten Job zu erledigen. 

Prinzip Nr. 2: Make safety a prerequisite

Diesem Prinzip nach wird die Sicherheit zur Voraussetzung gemacht. Produkte sollten beispielsweise so aufgebaut werden, dass man jederzeit weiß, was mit persönlichen Daten passiert und diese nicht in die falschen Hände geraten. Auch geht es darum, wie Produkte für den Anwender sicher gebaut werden und für das Arbeitsumfeld sichere Räume und Rahmenbedingungen geschaffen werden. 

Prinzip Nr. 3: Experiment and learn rapidly 

Hierbei geht es darum, zu experimentieren und so schnell wie möglich zu lernen. Da nicht vorhersehbar ist, was passiert, soll experimentiert und daraus wieder gelernt werden, um neue Dinge auszuprobieren. Auch extern kann hierbei herausgefunden werden, ob es ein Produkt ist, welches wirklich ein Problem des Nutzers löst. 

Prinzip Nr. 4: Deliver value continuously

Das bedeutet, dass immer regelmäßig Wert geliefert werden soll. Es könnte beispielsweise erst überlegt werden, was der Standardprozess ist, der zu 90 % immer durchgezogen wird und dieser kann dann nach und nach ausgearbeitet werden. Es kann nur schnell gelernt werden, wenn auch regelmäßig an den Kunden geliefert wird. Intern wird wiederum herausgefunden, wo noch Optimierungsbedarf besteht, um Prozesse zu vereinfachen.

So wird Agilität nun auch für die Nutzung außerhalb des Software-Bereichs beschrieben, um agil zu arbeiten.

Die liebe Andrea ist schon seit 6 Jahren in der agilen Welt unterwegs und als Scrum Master tätig. 

Andrea sagte damals, dass es ihr nicht reicht, nur für zwei Tage eine Ausbildung zum Scrum Master zu machen, sondern sie wollte direkt eine berufsbegleitende Ausbildung absolvieren. Die Ausbildung war so viel mehr, als nur mit einem Team wenige Meetings abzuhalten. Es wird über den Tellerrand hinaus geblickt. Es gibt immer Möglichkeiten, etwas zu verbessern, was Andreas Haupt-Learning war.

Auf diese Dinge trifft Andrea am häufigsten bei Kunden

Häufig sind es Methoden und Regeln, die völlig missbraucht werden oder das falsche Rollenverständnis. Zudem passieren oft Dinge, wofür kein exakter Rahmen festgelegt wurde. Dann entstehen in allen Köpfen unterschiedliche Definitionen für ein Wort, wodurch vieles falsch läuft. Ein konkretes Beispiel dafür erfährst du in der ganzen Podcast-Episode. 

Was sind typische Probleme, wenn ein Projektleiter zum Product-Owner wird?

Die Art und Weise, auf die ein Mensch jahrelang gearbeitet hat, kann er nicht so einfach ablegen. Oft wird nicht erkannt, dass für die Mitarbeiter ein Ziel formuliert werden muss und es werden viel zu große Anforderungen an das Team weitergegeben. 

Das ist Andreas Lieblings-Werkzeug in ihrem agilen Werkzeugkasten

Andrea liebt vor allem, das Team zu fragen, wie es denn dem Team-Nachbarn wohl gerade geht und wie er sich fühlt. Dies führt zu einer kleinen Verlangsamung, was wiederum zum Teamverständnis führt. Zudem mag sie es gerne, das Ball-Point-Game zu spielen, was dabei hilft, dem Team die Prinzipien von agilem Projektmanagement zu simulieren.

Das gibt dir Andrea mit auf den Weg, wenn du deine agile Reise noch nicht gestartet hast

Sei ehrlich zu dir selbst, nimm dir Zeit nur für dich und finde heraus, wo dein aller größtes Thema, deine größte Wunde liegt. Bei Andrea selbst war es das Thema Feedback annehmen.
An diesem Thema kannst du zunächst arbeiten, denn als Scrum Master wirst du eines Tages an diesen Punkt kommen.

Macht Agilität krank?

Die Sommerpause ist vorbei und ich versorge dich nun wieder jede Woche mit einer neuen Podcastfolge.

In einem Artikel habe ich erst gelesen, dass sich laut einer Studie in der Schweiz 64 % der Arbeitnehmer von schnellen Veränderungen und agilen Methoden überfordert fühlen. Dies kann wiederum zu Burnout und anderen Krankheiten führen. 

Ich selbst kann das durch agiles Arbeiten allerdings nicht bestätigen, jedoch könnte ein Fünkchen Wahrheit in der Aussage stecken. 

Häufig wird in Firmen von ganz oben entschieden, dass ab sofort agil gearbeitet wird. Wenn allerdings das ganze System drumherum nicht ordentlich vorbereitet und angepasst wird, können die Mitarbeiter schnell an ihre Grenzen stoßen. 

Missbrauch der Agilität kann zu Unmut unter den Mitarbeitern führen

Die verschiedenen agilen Werkzeuge können leider auch missbraucht werden und beispielsweise durch enorme Kontrolle Druck erzeugen. Wie genau das geschehen kann und welche Erfahrungen ich damit bisher hatte, hörst du in der ganzen Episode.

Im agilen Manifest wurde eindeutig festgelegt, dass wir unsere Arbeit durch bestimmte Methoden über einen längeren Zeitraum durchhalten können.

In der Agilität gibt es einen klaren Fokus auf ein Thema und bedeutet im ersten Schritt, dass sorgfältiger und in einer höheren Qualität gearbeitet wird. Jedoch darf die Agilität nicht ausgenutzt werden.

Agil und Scrum lösen keine Probleme

Die agile Arbeit löst keinerlei die Probleme in einer Firma, sondern macht die Probleme transparent. Dadurch wird gnadenlos sichtbar gemacht, wo es nicht funktioniert. Dann ist es die Aufgabe des Teams, sich um genau diese Dinge zu kümmern. Wenn das Team allerdings vom System drumherum eingeschränkt ist und nicht die Möglichkeit hat Veränderungen vorzunehmen, führt das zu permanentem Stress. 

Zudem können natürlich auch Veränderungen einen gewissen Schmerz auslösen. Beispielsweise fällt es vielen Mitarbeitern schwer, sich an neue Situationen zu gewöhnen oder es werden Veränderungen einfach zu schnell durchgeführt.

Wenn du mehr dazu erfahren möchtest, wie Agilität auch falsch eingesetzt werden kann, höre gerne in die ganze Podcastfolge.

Das Geheimnis der OKR – Interview mit Stefan Engels

Stefan Engels ist ehemaliger Softwareentwickler, arbeitet heute als agiler Coach und begleitet Firmen bei ihrer agilen Transformation. Hierbei hat er sich auf die OKR fokussiert, was für Objectives and Key Results steht. Für Stefan war es ist nicht nur interessant, die Software zu entwickeln, sondern auch die zugehörige Transformation zu betrachten. 

OKR – das steckt dahinter

Objectives and Key Results sind einerseits dafür da, dass in einem agilen Vorgehen Ziele innerhalb einer Organisation definiert und umgesetzt werden. Andererseits ist es auch ein Organisationsmodell und es geht darum, die Organisation auszurichten. Es sollte erst geklärt werden, wie genau eine Organisation funktionieren soll, damit die Methode OKR auch richtig greift. 

So sollte eine gut funktionierende Organisation aufgebaut sein

Im besten Fall geben Vorgesetzte den Mitarbeitern nicht bestimmte Ziele vor, sondern es werden gemeinsam strategische und operative Ziele festgelegt. Diese Definition erfolgt über die gesamte Organisation und nicht nur über eine Führungskraft. 

Zudem wird auf Crossfunktionalität gesetzt und gute Ziele (Objectives) sollten immer mit dem Kundenfokus formuliert sein. Es geht nicht darum, was das Team an sich tut, sondern was es damit für den Kunden erreichen möchte. 

Wie werden vernünftige OKR eingeführt

Die Ebenen dürfen nicht hierarchisch sein, sondern es gibt nur eine Hierarchisierung der Ziele. Das oberste Ziel ist dabei die Strategie. Jeder Mitarbeiter ist dann dazu aufgerufen, diese Ziele zu ergänzen. 40 % strategische und 60 % operative Ziele sind laut Stefan eine gute Vorgabe. Hierbei ist es egal, wie groß das Unternehmen ist. 

Verschiedene digitale Tools können die OKR-Methode unterstützen. Beispiele dafür erfährst du in der ganzen Episode. 

Das ist der Unterschied zwischen Objectives und Key Results

Objectives bedeutet das sinnhafte Ziel, das qualitativ und nicht quantitativ formuliert wird mit einem klaren Fokus auf den Kunden. Ca. 3 - 5 davon sollten definiert werden. Die Key Results (ca. 3 – 5 pro Objectives) sind eine quantitative Beschreibung. Hierbei geht es um Messbarkeit und Zahlen, am besten um graduelle Messbarkeit, wie beispielsweise eine greifbare Zahl wie eine Steigerung von 5 auf 7 %.

Mehr hilfreiche Tipps und Infos findest du in der kompletten Podcast-Episode.

Dennis ist seit ca. 13 Jahren in der agilen Welt unterwegs und bereits seit 10 Jahren im Coaching-Bereich tätig. Er möchte durch leidenschaftliche, agile Methoden dazu beitragen, den Arbeitsalltag massiv zu verbessern. Heute bekommst du von ihm einen Einblick in die agile Arbeit.

Was muss außen passieren, damit das Scrum-Team das Richtige für die Firma tut?

Laut Dennis sind vor allem Feedbackzyklen sehr wichtig. Diese werden sowohl innerhalb des Scrum-Teams benötigt als auch zum Markt und zum Kunden. 

Oft besteht das Problem im Management, das zwar Strategien entwickelt werden können, aber die Umsetzung schwierig ist, da die eigenen Prozesse nicht dafür geeignet sind. Häufig finden zu wenig Treffen mit den beteiligten Personen statt, welche allerdings sehr wichtig sind.

Viel zu oft werden Produkte hergestellt, wofür es gar keinen Markt gibt

Die meisten Product Owner sind leider nicht in der Lage, die gesamte Aufstellung und das Gesamtbild zu sehen. Demzufolge haben sie auch nicht die Möglichkeit, bestimmte Dinge zu entscheiden. Das hat die Folge, dass unnötige Produkte hergestellt werden, wofür keine Nachfrage besteht.

Agil zu arbeiten behebt allerdings keine Probleme. Es ist ein Werkzeug, um Probleme sichtbar zu machen. Das Ziel ist dann, diese zu beheben. Wichtig ist auch: Wir müssen wissen wofür wir etwas tun, um es zu tun!

Messen wir am Umsatz, wie erfolgreich wir sind?

Um den Erfolg zu messen, ist eine Kombination aus verschiedenen Werten nötig. 

Der Umsatz ist ein schlechtes Messkriterium, um früh zu wissen, ob wir etwas richtig oder falsch machen. Vorher müssen wir uns viele weiteren Werte genauer und regelmäßig ansehen, um überhaupt die richtige Richtung zu ermitteln. 

So geht Dennis mit neuen Prozessen und Entwicklungen um

Dennis ist kein Fan davon, auf jeden neuen Zug sofort aufzuspringen. Neue Entwicklungen mitzubekommen ist sehr wichtig und sie nach Möglichkeit sogar mitzugestalten. Es ist von Nutzen Fragen zu stellen und neue Dinge von jeder Seite zu betrachten. Ständige Weiterbildung und die Investition in sich selbst sind immer der richtige Weg, um auf dem aktuellen Stand zu bleiben.

Andreas kommt aus der Softwareentwicklung und arbeitet bereits seit dem Jahr 2004 mit Scrum-Teams. Seit 2006 hilft er den Menschen hauptberuflich dabei, mit Scrum erfolgreich zu werden. Mittlerweile ist er sogar Zertifizierungstrainer und ist an der Weiterentwicklung von Techniken beteiligt.

Das hat sich in den letzten 10 Jahren im Scrum-Training verändert

Vor 10 Jahren hat man den Menschen noch genau gesagt, wie etwas gemacht werden muss. Heutzutage haben sich sowohl das Publikum als auch die Trainer verändert und es gibt wesentlich mehr Reflektionsmöglichkeiten. Zudem werden immer mehr elektronische Formate in den Trainings mit aufgenommen. Selbstgesteuertes Lernen wird einen Trainer allerdings nicht so schnell ersetzen.

Früher war die Hauptfragestellung, was in einem Kurs gezeigt und gesagt wird. Heute geht es darum, wofür die Teilnehmer in der Lage sein sollen, etwas zu tun.

Einer von Andreas Hauptbestandteilen des Trainings ist heute die abschließende Retrospektive, wofür er sich auch ausreichend Zeit nimmt. 

Auch die Kurse werden ständig weiterentwickelt, was sehr wichtig ist, um auf dem neuesten Stand zu bleiben. 

Tipp für dich, falls du Trainer bist: Wenn Andreas den gleichen Kurs mehrmals am Tag gibt, stellt er sich vor, es handelt sich um eine Art Theaterstück, das auch immer wiederholt wird. Hierbei geht es dann um die ständige Perfektionierung.

Darum ist der Name „Zertifizierter Scrum-Master“ eigentlich falsch

Der Scrum-Master wird heute sehr gerne als Einführung von agilen Teams verwendet. Hierbei wird in 2 Tagen das Wesentliche über agile Arbeit gelernt. Es wird vielleicht verstanden, was ein Scrum-Master macht, aber nicht wie er es macht.

Aus diesem Grund ist dann ein eigenes Programm, die Scrum-Master-Ausbildung entstanden. Es war das Ziel, den Menschen nach dem Einstiegskurs weiterzuhelfen und das beizubringen, um auch als Trainer oder Coach weiterzumachen.

Die Teilnehmer haben dann nicht nur verstanden, was genau Scrum ist und wie sich die Rollen unterscheiden. Sie können auch ein Meeting moderieren oder einen Dialog führen und verschiedene Techniken anwenden, um einen Stakeholder zu coachen. 

Ich freue mich, wenn du aus dem Interview einige Erkenntnisse für dich mitnehmen konntest.

Diese Methode gibt es schon seit vielen Jahren, aber sie hat leider noch nicht so richtig den Durchbruch geschafft. 

Der Erfinder Claudio Perrone dachte sich, weshalb immer bis zum Ende einer Iteration, eines Sprints etc. warten, bevor man in das Thema Probleme, Lösungen und Experimente taucht. Stattdessen hat er an einem Board an der Wand alle neu auftauchenden Probleme angebracht, um zu sehen, wie sich diese lösen lassen. 

Ich selbst finde das Board besonders praktisch für das Thema Impediments im agilen Kontext. Viele fragen sich oft, was denn mit den ganzen Themen geschieht, die in einer Retrospektive hochkommen. Hierfür ist der POPCORN Flow wie geschaffen. 

Dadurch werden einfach verschiedene Spalten auf einem Board beschrieben, die genutzt werden können, um aktuelle Herausforderungen zu meistern. Diese Spalten kannst du nun der Reihe nach ausfüllen. 

Dafür stehen die Buchstaben in „POPCORN“:

P = Problems: Wo hängen wir gerade und welches Problem muss gelöst werden?

O = Options: Welche Möglichkeiten haben wir, das Problem zu lösen?

P = Possible Experiments: In dieser Spalte werden Möglichkeiten aus den Options herausgesucht für ein mögliches Experiment. 

C = Committed: Die Experimente, die wirklich durchgeführt werden sollen, werden nun in die Spalte Committed verschoben. Es sollten maximal nur 2 Experimente parallel stattfinden.

O = Ongoing: Hier findet man die Experimente, die aktuell durchgeführt werden. 

R = Review: Wenn das Experiment abgeschlossen ist, wird in der Spalte Review geschaut, ob es den gewünschten Erfolg gebracht hat. Nur wenn das erreicht wurde, kann dieses Thema vom Board genommen werden. 

N = Next Steps: Sollte noch keine Lösung in Sicht sein, können entweder neue Experimente überlegt oder nach weiteren Möglichkeiten gesucht werden. 

Dieses Tool kann für verschiedene Dinge verwendet werden wie einem Wegfall von Kunden oder einem Qualitätsproblem in der Firma. Aber auch privat können dadurch viele Lösungen gefunden werden. Teste es gerne und du wirst sehen, wie nützlich dieses Tool ist.